Asistencia en Archivo

OBJETIVO GENERAL

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
• Recibe el material para archivar.
• Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.
• Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos.
• Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
• Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
• Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
• Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
• Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro en términos claves.
• Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la dirección o coordinación.
• Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.
• Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.
• Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:

·         MATERIALES:Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

·         DINERO:Ninguna.

·         INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

·         TOMA DE DECISIONES:Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

·         SUPERVISIÓN:El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

·         RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes, profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:El cargo mantiene relaciones frecuentes con el público en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

·         AMBIENTE DE TRABAJO:El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.

·         RIESGO:El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

·         ESFUERZO:El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

·         EDUCACIÓN:Bachiller, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

·         EXPERIENCIA:Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y de oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

·         CONOCIMIENTOS EN:Técnicas y procedimientos de archivo.
Técnicas y procedimientos de oficina.
Mecanografía.

·         HABILIDAD PARA:Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Clasificar documentos, expedientes y otros.

·         DESTREZAS EN:Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.
El manejo de archivo.

·         ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:Archivo.
Atención al público.
Relaciones humanas.